Quản trị doanh nghiệp

Tối ưu hóa kinh doanh: Ý nghĩa và tại sao doanh nghiệp cần?

Khi nói về Tối ưu hoá kinh doanh thì người ta thường liên tưởng tới việc tối ưu hoá các quy trình để cải thiện các khía cạnh trong doanh nghiệp. Doanh nghiệp khi muốn tối ưu hoá kinh doanh, họ có thể thuê các đơn vị tư vấn, gặp gỡ các nhà phân tích kinh doanh để tìm kiếm các vấn đề và xử lí nó.

Thông thường, nếu doanh nghiệp không làm phần này chặt chẽ và có sự đầu tư thì nó không mang lại quá nhiều hiểu quả cho doanh nghiệp bởi lẽ những nhà tư vấn, nhà phân tích kinh doanh kia sẽ không thật sự hiểu rõ được thực tế của doanh nghiệp khi họ không trực tiếp làm việc, vận hành trong doanh nghiệp đó.

Điều này không có nghĩa là tối ưu hoá kinh doanh không thực hiện được, không có giá trị hoặc không quan trọng với doanh nghiệp. Nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp về sản xuất đã áp dụng các cách thức như Sản xuất tinh gọn, Six Sigma và phương thức Toyota,… để tối ưu hoá kinh doanh vô cùng thành công.

Trên thực tế, tất cả các doanh nghiệp nên liên tục tìm cách nâng cao hiệu quả, hiệu suất công việc, giảm lãng phí và tối ưu hóa nguồn lực như một phần trong các hoạt động hàng ngày của họ. Tối ưu hóa kinh doanh mang lại hiệu quả tốt nhất khi được thúc đẩy mạnh mẽ trong nội bộ và có thêm sự hỗ trợ của các phần mềm phù hợp để giúp cho CEO, trưởng phòng, các cấp quản lý có thể xác định các chiến lược, mục tiêu hoặc các kế hoạch sẽ mang lại lợi nhuận tốt nhất mà doanh nghiệp có thể đạt được.

Vậy, thuật ngữ Tối ưu hóa kinh doanh có ý nghĩa như thế nào?

1. Tối ưu hoá – Định nghĩa và ý nghĩa:

Tối ưu hóa đề cập đến việc tìm ra giải pháp thay thế giải thế giải pháp hiện tại để doanh nghiệp đạt được kết quả tốt nhất với mức chi phí thấp. Tối ưu hóa trong kinh doanh thường được hiểu là việc hướng tới lợi nhuận cao nhất và chi phí thấp nhất.

Tối ưu hóa so với tối đa hóa

Tối đa hoá và tối ưu hoá là hai thuật ngữ hoàn toàn khác nhau trong kinh doanh. Tối đa hóa đề cập đến việc cố gắng đạt được kết quả lớn nhất tuy nhiên với tối đa hoá thì vấn đề liên quan đến chi phí không được xét tới. Nhưng tối ưu hoá thì khác, tối ưu hoá là việc bạn tối đa hoá sản xuất nhưng cũng giảm thiểu các chi phí để tăng tối đa lợi nhuận có thể đạt được.

Ví dụ tối đa hoá sản xuất có nghĩa là bạn đạt được sản lượng cao nhất có thể tuy nhiên tối ưu hoá sản xuất là bạn có thể không đạt được sản lượng cao nhất đó nhưng về mặt lợi nhuận bạn đạt được là cao nhất có thể.

Tối ưu hóa và tự động hóa

Tự động hóa là một kỹ thuật hoặc hệ thống điều khiển một quá trình bằng các phương tiện tự động cao ví dụ như việc sử dụng máy tính, phần mềm, rô bốt và trí tuệ nhân tạo (AI).

Tối ưu hóa kinh doanh không nhất thiết phải chuyển sang tự động hóa nhưng tự động hoá lại là nền tảng của nhiều câu chuyện tối ưu hóa thành công.

2. Tối ưu hóa quy trình kinh doanh

Nếu bạn muốn tối ưu hóa quy trình kinh doanh, bạn phải đặt mục tiêu là làm cho quy trình đó hiệu quả hơn và tiết kiệm chi phí hơn. Nói một cách khác có nghĩa là bạn muốn quy trình đó hoạt động nhanh hơn và tốn ít tiền hơn cho công ty của bạn.

Ví dụ: Nếu công ty của bạn đang phê duyệt tài liệu theo cách thủ công thì việc sử dụng các phần mềm số giúp bạn có thể phê duyệt online sẽ nhanh chóng hơn. Hoặc nếu công ty của bạn đang cần một người tổng hợp lại tất cả các số liệu một cách thủ công thì việc sử dụng các phần mềm chuyên dụng để chính người dùng họ hoạt động trong phần mềm sẽ giúp bạn tối ưu được thời gian và bạn cũng sẽ đạt được mục tiêu đó mà không cần người kia. Nói cách khác, bạn sẽ có tiết kiệm được chi phí thuê nhân sự, các dữ liệu của bạn được cập nhận nhanh hơn và bạn vẫn lưu trữ được thông tin.

Đây là một động thái của việc tối ưu hoá doanh nghiệp. Tuy nhiên, không phải chỉ cần đầu tư phần mềm và phần cứng(Máy tính, máy móc, robot,…) là doanh nghiệp của bạn sẽ tối ưu ngay vì nên nhớ rằng nhân viên của bạn sẽ cần thời gian để trở thành những chuyên gia của phần mềm rồi mới có thể tối ưu.

Bạn sẽ cần thời gian để đào tạo họ sử dụng cả phần mềm và phần cứng. Nếu không thể đào tạo được, bạn có sẵn sàng tuyển những người có kỹ năng phù hợp hơn không?

Ngoài ra, trong quá trình tối ưu hoá bạn cũng cần xem xét kỹ lưỡng các hoạt động trong công ty mình để giảm thiểu các hoạt động thừa, không cần thiết trong các quy trình. Điều này thường có nghĩa là giảm thiểu các nguồn lực để có được kết quả tương tự. Thông thường việc xem xét các quy trình này sẽ có các bước như sau:

  • Đo lường năng suất, hiệu quả và hiệu suất hiện tại.
  • Xác định các khía cạnh cần cải thiện
  • Thực thi các phương pháp và quy trình mới
  • Đo lường và so sánh kết quả.

Một số ví dụ về các hoạt động giúp tối ưu hóa kinh doanh có thể kể đến như:

  • Thực thi các phương pháp, cách thức và hệ thống giúp làm giảm thời gian quay vòng – Khoảng thời gian để hoàn thành một chu trình xử lý.
  • Giảm chi phí đồng thời cải thiện hiệu suất
  • Tự động hóa các tác vụ lặp lại
  • Các kỹ thuật Machine Learning cải thiện hoạt động của thiết bị
  • Tăng doanh số bán hàng bằng cách nâng cao sự hài lòng của khách hàng
  • Giảm thiểu tất cả các lãng phí nguồn lực như lãng phí thời gian, phế liệu sản xuất và công việc lặp lại.

Cách thức Tối ưu hóa Doanh nghiệp

Đầu tiên, để tối ưu hoá kinh doanh thì doanh nghiệp cần xác định rõ mục tiêu và quy định các chỉ tiêu, chỉ số đo lường, mục tiêu cụ thể. Đây là một bước quan trọng trong bất kỳ quy trình lập mô hình tối ưu hóa nào.

Tiếp đến, bạn cần bổ nhiệm một nhóm có năng lực để quản lý việc thực hiện Tối ưu hoá kinh doanh. Tốt nhất bạn nên lựa chọn một nhóm nội bộ hiểu rõ doanh nghiệp của bạn hơn là dựa vào các chuyên gia tư vấn bên ngoài để thực hiện việc này. Tất nhiên, điều này không có nghĩa là bạn không tham khảo hoặc thuê các nhà phân tích tối ưu hóa kinh doanh bên ngoài những người có lý thuyết, kinh nghiệm về quá trình tối ưu hoá cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, những người này chỉ nên dừng ở mức chuyên gia tư vấn chứ không phải người sẽ điều hành, quản lý và chịu trách nhiệm với dự án này. Thường thì nhóm chuyên gia tư vấn này nên hướng dẫn cho những người trong nhóm nội bộ mà đã được chỉ định phía trên cách thức để có thể tối ưu hoá kinh doanh của một doanh nghiệp.

Tiếp đến, bạn cần phác thảo chương trình và xác định các mục tiêu cụ thể, đặc biệt là những mục tiêu ảnh hưởng đến nhân viên. Điều quan trọng là không được bỏ qua bất cứ một tác động tiềm tàng nào có thể gây ảnh hưởng đối với nhân viên. Bạn cần có những phương thức truyền thông, xoa dịu để tránh việc phản đổi trong quá trình thay đổi để tối ưu hoá của mình.

Hầu hết, các quy trình tối ưu hóa đều bắt đầu với các hoạt động đang có kết quả thấp nhất trong doanh nghiệp. Những thay đổi tối ưu hoá từ những hoạt động có kết thấp thường sẽ mang hướng tích cực hơn với cách cũ và những thành công ban đầu này thúc đẩy sự tự tin thay đổi của doanh nghiệp bạn. Sau đó, bạn cần phân tích và nghiên cứu thật sâu để xác định và có phương án giải quyết với các thách thức tối ưu hóa khó khăn hơn của doanh nghiệp.

Các “Silos” cản trở việc tối ưu hóa kinh doanh

Dưới góc độ doanh nghiệp, Silo là trạng thái tâm lý khi một số bộ phận không muốn hợp tác và chia sẻ thông tin với những người thuộc bộ phận khác trong cùng một công ty. Loại tâm lý này sẽ làm giảm hiệu quả trong hoạt động chung, giảm tinh thần làm việc và có thể góp phần vào sự sụp đổ của văn hóa hướng đến hiệu suất cao của doanh nghiệp.

Và cạnh tranh nội bộ có thể xem như là nguyên nhân chính của các “silo”. Sự nguy hiểm của vấn đề này khi tối ưu hoá trong doanh nghiệp là mỗi một bộ phần tự tối ưu hoá riêng cho bộ phận của mình nhưng mà việc tối ưu này lại không tương thích với các kế hoạch khác để cải thiện hiệu suất tổng thể của tổ chức. Nghĩa là lúc này, doanh nghiệp sẽ thật sự rới rạc và không có tính kết nối. Việc tập trung vào hiệu quả của bộ phận nhưng lại đánh đổi lại là sự nhanh nhạy trong vận hành của tổ chức có thể sẽ làm gián đoạn nghiêm trọng các quy trình tối ưu hóa kinh doanh.

Lợi ích của việc có một góc nhìn chung về doanh nghiệp

Đồng ý là các “Silo” trong tổ chức là một vấn đề lớn trong doanh nghiệp nhưng có một điều tồi tệ hơn nữa là các dữ liệu bị phân mảnh, không có một nơi tổng hợp lại các dữ liệu đó. Nghe có vẻ đáng buồn nhưng khá nhiều các công ty tại Việt Nam đang gặp phải vấn đề này. Doanh nghiệp sử dụng nhiều phần mềm khác nhau để hoạt động, nhập dữ liệu và lưu trữ dữ liệu trên đó. Một ví dụ phổ biến là một doanh nghiệp có một phần mềm kế toán riêng, một phần mềm tính lương riêng và có thể là một phần mềm quản lý về chi phí và mua sắm riêng. Mỗi một phần mềm đều giải quyết tốt các vấn đề từng phần một nhưng vì thế nên các số liệu, các thức vận hành và chi tiết của các phần mềm này không có tính liên kết với nhau.

Thêm vào đó, là các dữ liệu trong các phần mềm này thường không phải ai cũng có thể truy cập được và xem được nên thường các dữ liệu này sẽ chỉ dừng lại ở các phòng ban có sử dụng trực tiếp phần mềm này. Do đó, việc tạo ra một bức tranh thống nhất, toàn cảnh dựa trên các yếu tố để hỗ trợ quyết định dựa trên dữ liệu thực tế trở nên khó hơn nhiều.

Vì vậy, doanh nghiệp thật sự cần phải tập trung dữ liệu về một nguồn. Nếu doanh nghiệp của bạn đang sử dụng các phần mềm chuyên môn khác nhau giữa các bộ phận, hãy xây dựng một hệ thống Data Warehouse lưu trữ các dự liệu đó. Bạn thật sự cần thuê cho mình một chuyên gia trong lĩnh vực BI để giúp bạn visualize các số liệu đó ra thành các biểu đồ, báo cáo để bạn có thể dễ dàng quyết định và có một cái nhìn tổng thể. Điểm trừ của giải pháp này chính là bạn sẽ cần đầu tư một khoản không nhỏ để xây dựng cơ sở dự liệu, chi phí thuê nhân sự và các chi phí để duy trì nó.

Còn nếu không, bạn có thể sử dụng một giải pháp như ERP toàn doanh nghiệp để cung cấp một góc nhìn về tổ chức cũng được. Thông thường các hệ thống ERP sẽ có các báo cáo được xây dựng sẵn về tất cả các mô đun bạn sử dụng trong hệ thống ERP này và nó đã được tổng hợp về một nguồn. Nhưng điểm trừ của giải pháp này chính là hệ thống báo cáo của nó thường được xây sẵn nên đôi khi là không đủ với bạn để có đầy đủ dữ liệu trong việc đưa ra quyết đinh.

Việc có một hệ thống dữ liệu tập trung và đầy đủ của toàn bộ các hoạt động trong doanh nghiệp là điều vô cùng quan trọng và có ích với doanh nghiệp. Các dữ liệu này cần được cập nhật trong thời gian thực để nhà quản lý có thể thấy được các biến đổi trong hoạt động kinh doanh. Từ đó, họ có thể dự đoán được các xu hướng trong kinh doanh nhờ những dữ liệu được đo lường trong quá khữ. Xử lí các vấn đề gặp phải trong quá trình vận hành ngay khi nó phát sinh. Và điều quan trọng là nó sẽ giúp bạn đưa ra các chiến lược kinh doanh dựa theo thực tế chứ không còn là cảm tính nữa.

Ví dụ, khi bạn có số liệu về các sản phẩm được bán ra, thông tin của khách hàng bạn sẽ biết được khách hàng của bạn thường thuộc tập khách hàng có độ tuổi như thế nào, có chân dung ra sao và họ mua nhiều nhất các sản phẩm nào. Từ đó, bạn có thể lên chiến lược marketing tập trung vào các khách hàng tiềm năng giống với chân dung khách hàng mà bạn có được phía trên. Bạn có thể đưa ra các chiến lược sản xuất, thiết kế và phát triển sản phẩm dựa trên số liệu sản phẩm được bán nhiều nhất này.

Ngoài ra, một yếu tố quan trọng nữa chính là trọng tâm của việc tối ưu hoá trong kinh doanh là đánh giá các quy trình kinh doanh. Từ đó, tìm hướng để tối ưu hoá các quy trình này hơn nữa. Để có thể đánh giá được thì doanh nghiệp cần đo lương được các số liệu thực tế ở hiện tại để tìm kiếm vấn đề gặp phải, lên phương án tối ưu và sau đó là số liệu sau khi đã thực hiện các phương án tối ưu để có thể so sánh đối chiếu với nhau. Số liệu so sánh chính là kết quả của quá trình tối ưu của doanh nghiệp và nó trả lời cho doanh nghiệp biết hướng đi đó là đúng hay sai để họ có thể phát huy hoặc điều chỉnh phù hợp.

Chính vì vậy, việc có một góc nhìn chung trong doanh nghiệp là điều vô cùng cần thiết và quan trọng để có thể lên chiến lược, tối ưu hoá kinh doanh và quan trọng nhất là tối đa hoá lợi nhuận trong doanh nghiệp.

Giá trị của việc tối ưu hóa kinh doanh và lý do tại sao bạn cần nó

Các lợi ích trực tiếp của việc tối ưu hóa kinh doanh bao gồm:

  • Cải thiện năng suất
  • Ít lãng phí
  • Tăng lợi nhuận

Thêm vào đó là những lợi ích ít rõ ràng hơn, chẳng hạn như sự phát triển của một nền văn hóa xuất sắc, tinh thần được cải thiện và loại bỏ các lỗ hổng tổ chức cản trở hoạt động kinh doanh từ đó có thể tập trung hơn cho doanh nghiệp. Các tác động tích lũy của việc tối ưu hóa kinh doanh sẽ giúp cho việc kinh doanh trở nên hiệu quả hơn. Hãy nhớ rằng doanh nghiệp của bạn cần phải cải tiến liên tục, có nghĩa là tối ưu hóa kinh doanh không phải là một dự án thực hiện một lần, mà là một quá trình liên tục trở thành một phần văn hóa của tổ chức. Bằng cách này, doanh nghiệp sẽ tiếp tục tiến lên, duy trì khả năng cạnh tranh

About Author

Hạnh Nguyên

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *